Vom notwendigen Reagieren zum aktiven Gestalten

Das plötzliche Umstellen vom Arbeiten im Büro auf Home-Office, das Neuorganisieren von Produktion und Leistungserbringung entsprechend der umgehend umzusetzenden Auflagen hat von Entscheidern und Mitarbeitern einiges an Kraft gekostet. Es ist nahezu allen klar gewesen, dass die neue Situation und die Notwendigkeit des schnellen Handelns oft auch provisorische Lösungen erfordern würde. Mit entsprechender Akzeptanz bei allen Beteiligten.

Dabei gewann die Neuorganisation des Informationsaustauschs, der Kommunikation und Zusammenarbeit an Bedeutung. Denn hier ergaben sich durch die veränderten Kontaktmöglichkeiten die gravierenden Auswirkungen. 

Erste Erfahrungen gesammelt

Nun wurde 6 Wochen probiert und getestet, entschieden und wieder verworfen, Dinge korrigiert. Es wurden wertvolle Erfahrungen gesammelt, wie dezentrales Arbeiten in der Verwaltung und entzerrtes Arbeiten in der Produktion zu bewältigen sind.  Mitarbeiter waren gezwungen, sich plötzlich und unter oft suboptimalen Bedingungen mit dem Arbeitsplatz zuhause zu arrangieren. Und bislang alltägliche kurze Abstimmungen unter Kollegen, auch in Produktion oder Service, waren neu zu organisieren. Auch der Austausch mit Lieferanten, externen Partnern oder Kunden war neu zu strukturierten und anzupassen.

Welche Erfahrungen haben Sie und Ihre Mitarbeiter dabei gemacht? Und wie werden Sie diese für das Gestalten der Zukunft nutzen?

Was leiten wir aus den gemachten Erfahrungen ab?

Wir erleben bei Unternehmen und Organisationen, die optimistisch in die Zukunft blicken, im Wesentlichen drei Herangehensweisen:

  1. Diese Phase wird (hoffentlich bald) überwunden sein, dann werden wir zu unseren gewohnten Prozessen zurückkehren. Bis dahin stehen wir das irgendwie durch.
  2. Die Pandemie wird auf absehbare Zeit z.T. Veränderungen mit sich bringen. Wir versuchen, diese Zeit irgendwie durchzustehen und erforderliche Prozesse anzupassen. Danach sehen wir weiter, was sich bewährt hat und zukünftig Bestand haben kann.
  3. Unsere Geschäftswelt wird nicht mehr so sein wie Ende 2019, sondern z.T. gravierende Veränderungen in der internen Organisation, der Leistungserbringung und dem Markt unterworfen sein. Damit bekommen bisher oft bemühte Schlagworte wie Agilität oder Digitalisierung einen unmittelbaren unternehmenskritischen Bezug.

Wenn Sie zu Aussage 1 tendieren, dann brauchen Sie eigentlich nicht weiterlesen. Abwarten und Tee trinken geht auch allein ganz gut, oder?

Unternehmen, die in ihrer Bewertung der Situation der Aussage 2 zuzuordnen sind, versuchen, die derzeit genutzten (Not-)Lösungen stabil zu gestalten, um den Geschäftsbetrieb aufrecht halten zu können.  Auf neue Gegebenheiten wir reagiert, allerdings beobachtet man, wie vorgenommene Anpassungen Wirkung entfalten.

Und dann gibt es eine Gruppe von Unternehmen, bei denen Entscheider die Situation in zweierlei Hinsicht begreifen: Zum einen ist es erforderlich, durch zügiges Anpassen von Prozessen sowie organisatorischen Veränderungen sicher zu stellen, dass eine Stabilisierung des Geschäftsbetriebes, auch bei möglichen zukünftigen Änderungen von Rahmenbedingungen, gewährleistet wird. Weiterer Ungewissheit wird mit zunehmender Flexibilität begegnet.

Chancen erkennen – und nutzen

Andererseits wird eine Chance erkannt: Bewahrer und Bremser von Weiterentwicklungen sind verstummt. Die Bereitschaft, sich auf Neues einzulassen, ist signifikant gestiegen. Weil plötzlich die Notwendigkeit erkannt wird. 

Damit bekommen lang propagierte Themen Change, Agilität und Digitalisierung die Gelegenheit, Ihre Wirksamkeit unter Beweis zu stellen. Mit klarem Focus auf den mittelbaren ökonomischen Nutzen

Wenn aber das Thema Nachhaltigkeit der Weiterentwicklung Bedeutung wird, so werden auch die aktuell eingesetzten (oft provisorischen) Lösungen auf den Prüfstand gestellt. Es wird sich zeigen, dass einige Werkzeuge und Methoden gut funktionieren und sich langfristig etablieren können. In anderen Bereichen wird man die gemachten Erfahrungen nutzen, um Klarheit zu bekommen. Klarheit bezüglich der Erwartungshaltung der Nutzer, der Führung sowie des Nutzens für den Erfolg des eigenen Verantwortungsbereiches. Auch Compliance und Datensicherheit werden einer intensiven Beurteilung unterzogen. Und aus dieser gewonnenen Klarheit heraus entsprechend entscheiden. 

Klare Analyse für strategische Weiterentwicklung

Es hat sich gezeigt, dass folgende Kriterien für eine Bewertung des Erreichten hilfreich sind:

  1. Rahmenbedingungen (organisatorisch/technologisch/personell/finanziell)
  2. Führung (Intern & Extern, Prozesse & Mitarbeiter)
  3. Information und Zusammenarbeit (Klarheit, Verbindlichkeit, Nachvollziehbarkeit)
  4. Selbst-Organisation der Mitarbeiter
  5. Motivation, Engagement, Bindung an das Team/Unternehmen
  6. Auswirkung auf die Handlungs- und Gestaltungsfähigkeit des Unternehmens

Sicher finden Sie für Ihr Unternehmen, für Ihren Verantwortungsbereich zu jedem der genannten Punkte konkrete Fragestellungen, aus deren Antworten Sie die Bewertung Ihres Gegenübers ableiten können.

Sicherheit und Vertrauen durch gelungene Kommunikation

Finden Sie heraus, wie Führungskräfte und Mitarbeiter, aber auch Partner, Lieferanten und Kunden die einzelnen Punkte bewerten. Nutzen Sie dafür möglichst viele Gespräche, um sich ein Bild machen zu können. Sie erkennen, wo Handlungsbedarf besteht, dringend oder mittelfristig. 

Oder aber Sie erhalten eine Bestätigung, auf einem guten Weg zu sein. Das beruhigt und gibt Kraft für die Zukunft.

Gutes Informationsmanagement und aktives Gestalten der Kommunikation gewinnt gerade in Zeiten von Veränderungen und Ungewissheit einen hohen Stellenwert. Es versetzt Sie in die Lage, Sicherheit zu vermitteln und Vertrauen zu erhalten. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern in dieser Zeit der Ungewissheit. Hören Sie zu, was Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten bewegt. Dies wird Ihnen helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen. 

Bleiben Sie gesund! Und erfolgreich.