Sicherheit und Vertraulichkeit in Kommunikation und Zusammenarbeit

Veränderungen als Herausforderung und Chance

Die aktuellen Entwicklungen hinsichtlich der Arbeitsorganisation, welche durch die Pandemie des Corona-Virus verursacht werden, stellen Organisationen sehr schnell vor neue Herausforderungen. Eine Vielzahl von Unternehmen wurden kalt erwischt und haben allen Hände voll zu tun, die nun dezentral arbeitenden Mitarbeiter zu koordinieren. Aber die jetzt notgedrungen eingeführten Arbeitsformen werden, sollten sie sich bewähren, sicher von Bestand sein. Wer die neue Situation als Chance erkennt und die Maßnahmen, die ergriffen werden, auf langfristige Entwicklung ausrichtet, für den ergeben sich neue Möglichkeiten.  Und die erforderlichen Investitionen, welche nun getätigt werden, werden sich langfristig auszahlen. 

Die Basis ist meist vorhanden

Oft gelingt die Kommunikation innerhalb des Kollegen-Kreises, das geht per Mail und mit Zugriff auf ein Shared Laufwerk. Allerdings erfordert die Vernetzung in der Wertschöpfung oft auch den Austausch mit Kunden, Lieferanten oder Partnern. Hier kommen bisher oft Mailsysteme mit Verschlüsselung zum Tragen. Allerdings ist es oft nicht möglich, im Home Office mit dem privaten Gerät die verschlüsselten Mails zu öffnen oder selbst vertrauliche Informationen verschlüsselt zu senden. Das wird dazu führen, dass eigene oder gesetzliche Vorgaben bezüglich des Datenschutzes aufgeweicht werden. Nicht nur E-Mail kommt dann zum Einsatz, mangels Alternativen werden auch Messenger wie WhatsApp oder Treema genutzt. Oft ist allen Beteiligten klar, dass dies nicht den DSGVO-Vorgaben entspricht. Die Rechtfertigung: Besondere Situation erfordern halt kreative Lösungen. Ein Vorteil für die Unternehmen: das Nutzen dieser Applikationen ist den Mitarbeitern vertraut. 

Wenn allerdings die Möglichkeit, persönliche Gespräche, Meetings und Abstimmungsrunden abzuhalten, deutlich eingeschränkt sind, so ergeben sich damit besondere Anforderungen an die schriftliche Kommunikation. Diese muss dann klar und verbindlich sein können. Und es benötigen alle Beteiligten Zugriff auf erforderliche Informationen, um notwendige Entscheidungen auf solider Basis treffen zu können. 

DSGVO-konformer Austausch mit Externen

Genau an dieser Stelle kommt einer der zentralen Vorteile eines Enterprise Social Networks (ESN) zum Tragen: Sie verfügen über eine Plattform, die den geregelten Zugriff auf vertrauliche Informationen für definierte Personenkreise ermöglicht. Sowohl unter Kollegen, aber auch mit Externen. Genau diese Komponente generiert einen erheblichen Nutzen und momentan entscheidenden Vorteil gegenüber herkömmlichen Kommunikations-Verfahren dar. Dieses Merkmal gewinnt für einige unserer Gesprächspartner momentan enorm an Bedeutung.

Mit einem ESN gelingt es auch kleinen Unternehmen und Organisationen, mit überschaubarem finanziellen und zeitlichen Invest auch bei ortsunabhängigen Arbeiten allen Beteiligten Sicherheit und Vertraulichkeit zu garantieren.

Wenn auch Sie eine langfristig tragfähige Lösung für Ihren Verantwortungsbereich suchen, so sprechen Sie uns an. 

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