Digitales Chaos in den Griff bekommen

E-Mail-Chaos, Information Overflow und Selbst-/Team-Organisation

Die Corona-Pandemie zwingt viele Wissensarbeiter ins Home-Office. Mit drei Auswirkungen: die Anforderungen an die Selbstorganisation steigen, die Führung von Teams und in Projekten ist an die Situation anzupassen. Und als Folge davon: Die E-Mail-Flut steigt ins unermessliche. Da liegt es nahe, dass Sie gute und gutgemeinte Tipps zur Bewältigung dieses bei dem einen oder anderen nun einsetzenden E-Mail-Tsunamis lesen können. Und einen Beitrag dazu möchte ich kommentieren.

Es geht um das Interview, welches Maren Hoffmann mit Jürgen Kurz führte (daraus stammen alle Zitate in diesem Beitrag):

https://www.spiegel.de/karriere/so-bekommen-sie-ihr-digitales-chaos-in-den-griff-tipps-fuer-die-organisation-a-2c7901a7-4aed-4b16-b7a5-1871133c766a.

Ich habe dazu eine klare Meinung:

Nur eine nicht geschriebene E-Mail ist eine gute E-Mail.

Die Wurzel des Übels ist doch folgendes: Da die E-Mail so universell einsetzbar ist, wird sie für alles verwendet. Auch für Anwendungsfälle, für welche dieses Kommunikationswerkzeug nie gedacht war. Für Aufgaben gibt es Aufgaben-Tools. Entweder als Bestandteil in einem Projektmanagement-Werkzeug oder als Element Ihrer Core-Applikation (HR-Suite für Personal usw.). Und sobald ich in einem Team arbeite verbietet es sich von selbst, dass ich eine Aufgabenliste nur für mich habe. Denn: Wer erledigt das, wenn ich ausfalle? Woran soll meine Führungskraft erkennen, woran ich arbeite und wie ich ausgelastet bin, ob ich vielleicht Unterstützung benötige? Aufgaben gehören entweder zum Vorgang/Projekt oder ins Team. Und genau da sollten diese auch angelegt werden, so dass jeder, der es wissen muss, selbst sehen kann. Ohne Mail!

Mail-Tsunami: Weiterleiten oder CC

Ein Schmunzeln hat mir folgender Vorschlag abgerungen: Zitat:“Wenn Sie feststellen, dass die Mail für Sie nicht relevant ist, für einen Kollegen vielleicht aber doch, leiten Sie sie sofort weiter.“  Mail-Tsunami-Verstärkung! Ich stelle mir gerade vor, wie die Wellen von weitergeleiteten Mails durch die Organisation schwappen. ‚Hey, für mich ist das nichts, aber hattest Du das Thema nicht mal auf der Agenda?‘.

Ähnlich gestaltet sich auch die Herausforderung, Informationen durch verschiedene Stellen einheitlich zu kategorisieren. Eine Rechnung gehört für die Finanzbuchhaltung zu den Ausgangsrechnungen, für den Vertrieb zum Kunden, das Controlling benötigt diese für Auswertungszwecke unterschiedlicher Art. Und genau dort werden die Dokumente abgelegt – deshalb finden sich in Organisationen Daten mehrfach wieder. Jeder Mitarbeiter legt entsprechend seines Ordnungs-Kriteriums ab. Idealerweise noch eine Kopie in seinem persönlichen Speicher.

Wenn Sie dieses Informations- und Datenchaos in den Griff bekommen wollen, sehe ich nur eine Lösung: Die Informationen dürfen nicht zu den Mitarbeitern kommen, sondern Mitarbeiter müssen an die Informationen kommen! Diese müssen erreichbar und auffindbar sein.

Kalender – Terminübersicht oder To-Do-Liste mit Zeitstempel

Sicher kann es helfen, Aufgaben im Kalender zu hinterlegen. Dann greift oft eine Erinnerungsfunktion, es wird weniger vergessen. In den über 20 Jahren, welche ich im Vertrieb tätig bin, habe ich es geschätzt, als mit der Möglichkeit, vereinbarte Telefonate oder auch persönliche Gespräche schnell und einfach in einem Kalender abzubilden, mehr Verbindlichkeit eintrat. Ja, und auch ich habe mir einen Termin gesetzt, wenn mit meinem Gesprächspartner eine Zeit vereinbart wurde, aber kein Termin versendet werden sollte. Aufgaben mit Terminen oder Fristen im Kalender abzubilden, davon bin ich schnell abgekommen. Um aber vor allem im Team zu signalisieren, dass ich nicht verfügbar bin, wurden Zeiten für Büro-Tätigkeiten geblockt. Und hatten damit den gleichen Rang wie Kundentermine.

Führung dezentral organisierter Teams

Die Aufgaben selbst gehörten dann ins CRM: Angebot für Interessenten XY erstellen, Details siehe Gesprächsprotokoll. Das poppt spätestens zum Termin hoch. Und: falls ich unerwartet plötzlich ausfalle, kann meine Führungskraft erkennen, welche Dinge ich auf der Agenda habe. Und entsprechend eingreifen. Wie soll eine Führungskraft führen, wenn keine Klarheit bezüglich der Aufgaben und des Erledigungs-Standes besteht? Insofern halte ich es für ein Zeichen dafür, dass Mitarbeiter versuchen, sich unentbehrlich zu machen, wenn sie bezüglich ihrer Aufgaben, Termine und Arbeiten in Projekten die Informationen nicht so transparent offenlegen, wie es erforderlich ist.

Sie erkennen, dass Team- und Projektarbeit es auch beim Nutzen von geeigneten Werkzeugen notwendig wird, bei allen beteiligten Personen ein einheitliches Verständnis bezüglich der Verwendung der Werkzeuge herzustellen. Und dies auch durchzusetzen.

Ideen produktiv werden lassen erfordert Freiraum

Ein letzter, kleiner Einwurf: die persönliche Ablage für Dinge, die man gern irgendwann erledigen möchte. Zitat: „Ich führe selbst übrigens noch eine dritte Liste: „Maybe someday“ heißt die bei mir, darin notiere ich Ideen ohne festen Termin.“

Ich sehe zwei wesentliche Herausforderungen: die erforderliche Zeit- um nicht zu sagen Muße – sich mit diesen Ideen auseinander zu setzen, um kreativ sein zu können. Und: die Priorisierung: welche Ideen haben das Potential, in der Organisation umgesetzt zu werden. Hier kann es helfen, wenn diese Ideen-Sammlung nicht im Verborgenen schlummert, sondern Ideen geteilt werden. So können diese von Kollegen bewertet werden oder  gar mit gemeinsam weiter entwickelt werden.

Der SPIEGEL-Online Beitrag zeigt eine Grafik mit dem Untertitel: „Aufgeräumt: Digitales Chaos entsteht, wenn man seine Tools nicht richtig nutzt“. Meiner Meinung nach wäre die bessere Aussage: Digitales Chaos – wenn man nicht die richtigen Tools richtig nutzt.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht im Information Overflow und in der E-Mail-Flut absaufen. Unterstützen Sie mit zeitgemäßen, intuitiv bedienbaren Werkzeugen. Und geben Sie die klaren Regeln für deren Nutzung vor.

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